5 COSE DA FARE PRIMA DI INGAGGIARE UN'ASSISTENTE VIRTUALE

5 cose da fare prima di ingaggiare un’assistente virtuale

Facebooktwittergoogle_pluslinkedinFacebooktwittergoogle_pluslinkedin

Se ingaggiare un’assistente virtuale è uno dei tuoi prossimi obiettivi, allora devi continuare a leggere, perché vorrei darti qualche utile suggerimento su come trovare l’assistente virtuale perfetta per le tue esigenze. Anche perché la tua personalità, lo stile lavorativo e quella sensazione “a pelle” non vanno mica d’accordo con tutti!

Sei una imprenditrice, eserciti la libera professione o ti occupi di consulenze? Il tuo business ha avuto successo ma tu lavori più ore di un lavoro full-time? Tuttavia, hai sempre lavorato da sola e non riesci a immaginare di ingaggiare un'assistente virtuale, per esempio.

Imparare a delegare è essenziale per la crescita di qualsiasi business di successo. 

Se pensi di poter far crescere un’attività di successo completamente da sola, senza alcun aiuto, RIPENSACI. Ok, per carità, si potrebbe anche fare, ma si rischia un esaurimento o come dicono gli inglesi un burnout.

Per crescere abbiamo bisogno di qualcuno che può aiutarci nella gestione del business svolgendo un lavoro migliore rispetto a quello che potremmo fare da sole. E non è tutto, questo aiuto ci garantisce anche un po’ di respiro nella vita!

Il più grande vantaggio di ingaggiare un’assistente virtuale è la consapevolezza di poterti concentrare sulle cose che solo tu puoi fare bene. A sua volta, questo aumenta il reddito complessivo dei tuoi affari, e così, il giro contitua…

Ma, prima di tutto, come puoi sapere se davvero hai bisogno di assumere un’assistente virtuale?

  1. Ti senti bloccata nel tuo lavoro perché stai facendo tutto da sola e le cose sono diventate decisamente troppe per una persona.
  2. Lavori di notte, nei fine settimana e ti manca lo spazio vitale da dedicare per te e per la tua famiglia.
  3. Passi molto (troppo) tempo sulle attività di amministrazione, sulla gestione clienti o sul controllo di gestione come pubblicazione sui social media o aggiornamenti del blog, ecc.
  4. Ti mancano alcune competenze per impostare e/o automatizzare il tuo funnel di vendita.

Questi sono solo alcuni segnali che indicano il tuo bisogno di avere un po 'di aiuto.

Tuttavia, una volta constatato desiderio di voler ingaggiare un’assistente virtuale, potresti trovarti di fronte a un altro quesito. Anzi i due problemi più comuni sono:

  1. Semplicemente non sai cosa delegare*
  2. Non hai un sistema per delegare in maniera efficiente

*Per quanto riguarda il primo punto ho preparato un regalo speciale per te.

Quindi se sei ancora un po’ in difficoltà e non sai cosa delegare, nella mia libreria virtuale troverai:

“31 modi per risparmiare denaro e avere più tempo”.

31 modi per risparmiare tempo ingaggiando un'assistente virtuale

Ricorda, il tuo compito è quello di concentrare il tempo e l’energia sulle cose che solo tu puoi fare per il tuo business. Tutto il resto può essere delegato.

Sono consapevole del fatto che ingaggiare un’assistente virtuale sia una spesa da affrontare, ma è anche un investimento. E quando dico "investimento" non intendo necessariamente "denaro" - ma anche tempo! Ti assicuro che collaborare con qualcuno che abbia l'esperienza ti farà guadagnare di più e ti darà il tempo per fare ciò che ami.

Hai un sistema per delegare?

come assumere una assistente virtuale

Ti serve un processo chiaro e documentato per ingaggiare un'assistente virtuale.

Perciò, se ti senti sopraffatta dalla gestione della tua attività e stai pensando che forse è arrivato il momento di trovare qualcuno, ecco alcuni consigli per aiutarti a ingaggiare un’assistente virtuale:

 

#1 DEFINISCI LE MANSIONI CHE VUOI DELEGARE

Ogni business è diverso e ogni ruolo è diverso, perciò prendi un po’ di tempo per definire bene il tutto. Più sei specifica più sarà facile per te dire a qualcuno ciò di cui hai bisogno, e sarà molto più semplice trovare una persona che ti aiuti davvero. Come prima cosa devi fare un elenco di incombenze da svolgere. Quindi dovrai sederti e pensare a tutto quello che la tua assistente completi per te quotidianamente, settimanalmente o mensilmente. Se fai fatica a stabilire questi compiti, prova a immaginare una situazione in cui qualcuno ti dicesse “Ehi, sembri veramente esaurita, lascia che ti aiuti?”.

Ecco, quali compiti NON vorresti fare più?

Potresti iniziare semplicemente scrivendo quali compiti vorresti eliminare dalla tua giornata lavorativa e quindi progettare una descrizione del lavoro basata su quella lista. Una volta che hai preparato una descrizione del lavoro da fare, è molto più facile determinare che tipo di assistente virtuale stai cercando e che tipo di esperienza e di personalità saranno più adatte per quel lavoro.

#2 DETERMINA LE ABILITÀ

Avere una lista di cose da fare ti permette di determinare un insieme di abilità tecniche che sono necessari per te e per la tua attività, e se occorre avere l’accesso a qualche programma speciale, o degli strumenti particolari che usi nel tuo business. Per esempio, se hai investito molti soldi in un programma come Infusionsoft allora la persona che contratti deve avere conoscenza ed esperienza con questa piattaforma. Oppure se hai la necessità di far gestire i tuoi social media, la futura AV dovrebbe avere la dimestichezza con le applicazioni di social media marketing.

Includi pure alcune soft skill, come ad esempio essere orientati ai dettagli, oppure essere proattivi, ecc.

Insomma, immagino che tu non voglia una persona seduta davanti alla scrivania, aspettando che tu dia delle indicazioni, ma una persona che dia indicazioni a te su come muoversi in questo magico mondo che è il digitale nel modo più fruttuoso possibile.

Aggiungi un pizzico di fiducia e correttezza.  La tua collaboratrice lavorerà da remoto. Questo significa che non sarà fisicamente nel tuo ufficio, tuttavia si impegnerà per te.

#3 INIZIA CON UN PAIO DI ORE A SETTIMANA

Adesso devi specificare di quante ore avrai bisogno per sentirti veramente sollevata dalle tue incombenze. Questo è importante ai fini del preventivo. Molte AV hanno dei pacchetti mensili che spesso sono più convenienti rispetto alle ore singole, oppure possono elaborare un preventivo personalizzato.

Non ingaggiare un’assistente virtuale senza aver fatto un periodo di prova. Prima di iniziare una collaborazione definitiva, potresti considerare di delegare alcuni dei tuoi compiti per un paio di ore a settimana.

  • Potresti essere davvero sorpresa di quanto una persona efficiente possa realizzare in appena 2-3 ore ogni settimana!

Oppure assegna un piccolo progetto per un periodo di prova di due settimane. In ogni caso, è molto utile testare le cose prima di prendere un impegno a lungo termine. Assicurati che sia la combinazione vincente per entrambi!

#4 SII TE STESSA DURANTE IL PERIODO DI PROVA

Durante il periodo di prova, non cercare di essere chi non sei veramente. Se sei il tipo di persona che spesso invia le risposte di una riga oppure solamente dei brevi messaggi sul telefono, non sentirti obbligato di dover scrivere lunghissime e-mail aggiungendo due paragrafi di saluti. Basta interagire esattamente come si spera di comunicare quotidianamente durante la collaborazione a lungo termine.

Sii gentile, naturalmente, ma non cambiare chi sei. La gente ha bisogno di sapere esattamente che cosa significa lavorare con te.

#5 IL TUO FEEDBACK È IMPORTANTE

Avere un periodo di prova ti dà la possibilità di prestare molta attenzione al modo in cui sono gestite le tue richieste, le risposte alle tue e-mail, i progetti, le scadenze, ecc. e come una persona reagisce alle critiche costruttive.

Per esempio, devi essere in grado di inviare un'e-mail chiedendo di apportare alcune modifiche senza preoccuparti di offendere qualcuno.

Il tuo feedback permette a te ai tuoi collaboratori di funzionare meglio perché vi da indicazioni precise su come migliorare il lavoro che entrambi state facendo.

Naturalmente, trovare persone flessibili e disponibili a ricevere il tuo feedback è molto importante nella costruzione di un team duraturo.

**********

Ricapitolando, per ingaggiare un’assistente virtuale che lavori con profitto, devi pensare a ciò che vuoi e che qualcuno lo faccia per te nel modo giuso e sensato. Solo in questo modo potrai creare un tuo team fidato di collaboratori e impostare il tuo piccolo grande biz per avere successo.

BONUS TIP: AUMENTA LA COLLABORAZIONE!

Se ti piace come la tua assistente virtuale sta gestendo i tuoi progetti e le comunicazioni con te, allora è il momento di considerare l'aumento delle ore o delle mansioni settimanali estendendo la collaborazione da settimanale a mensile per i prossimi 2-3 mesi.

Prova a dare un'occhiata all'elenco di cose che potresti delegare: il report gratuito ti aspetta nella mia libreria virtuale!

Ricorda che la collaborazione rende il lavoro più facile!

Non avere paura di delegare - anche se significa che bisogna sforzarsi di formare qualcuno che possa occuparsi di quelle mansioni come lo faresti tu. Vedrai che a lungo termine ne sarà valsa la pena!

Hai qualche suggerimento in più per chi vorrebbe ingaggiare un'assistente virtuale?

INIZIA A DELEGARE ANCHE TU!

Concentrati sulle attività che ami e che solo tu puoi svolgere. Al resto, cioè alle cose che consumano il tuo tempo, ci penserà la tua assistente virtuale.
Facebooktwittergoogle_pluslinkedinFacebooktwittergoogle_pluslinkedin

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.