7 consigli per gestire la contabilità

7 Consigli per gestire la contabilità per professioniste e imprenditrici. (Gratis Checklist + Template Prima Nota)

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Se sei una professionista o un’imprenditrice che fatica a tenere sotto controllo la contabilità della propria attività, questo post è per te. Ma perché vorrei parlare proprio della contabilità per professioniste e imprenditrici?

Recentemente ho incontrato una mia carissima amica, che non vedo da tanto tempo, imprenditrice anche lei, e parlando dei nostri piccoli biz, mi ha confidato la sua confusione per quanto riguarda la gestione della contabilità. A dire il vero, non la gestisce per niente! Mi ha anche raccontato che, quest’estate, quando sono arrivate le tasse da pagare, è semplicemente caduta dalle nuvole.

Alza la mano, se è capitato anche a te? Speriamo di no, dai!

Comunque, mi sembra di percepire che la contabilità per professioniste e imprenditrici si trova sempre in cima alla lista delle cose un po’ antipatiche che nessuna ama fare o che cerca di rimandare.

In realtà non faceva impazzire neanche a me. Almeno, non prima di aver creato un mio sistema per organizzare la contabilità della mia piccola attività. Perché di questo che si tratta: creare un sistema tutto tuo, adatto ai tuoi ritmi, al tuo lavoro e alla tua vita in generale.

Perciò, prenditi una bella tazza di caffè profumato e concediti qualche minuto per leggere quest’articolo. Adesso cerca solamente di capire l’idea generale. Dopo passerai alla messa in pratica e potrai anche scaricare una checklist gratuita con tutti i passaggi da seguire e un template preimpostato da cui partire.come gestire la contabilità

Ok, allora creiamo insieme questo sistema di contabilità per professioniste e imprenditrici:

#1 Decidi il giorno. Ogni sistema buono, cioè quello che è destinato a rimanere, inizia con un “QUANDO”. Invece di impazzire, passando 5 o 10 minuti qui e là, a fare qualche fattura o pagamento e rubando tempo al tuo “vero lavoro”, stabilisci il giorno e blocca uno spazio di circa un’ora una volta a settimana, come se fosse un appuntamento con te stessa che sei impegnata a mantenere.

#2 Prima nota. Devi avere sotto controllo costante i soldi che entrano (tin-tin!) ed escono (uffa!). Per fare questo ti serve un documento che si chiama la prima nota. Nella maggioranza dei casi noi, piccole professioniste e imprenditrici, mettiamo tutto insieme in un unico sacco. Naturalmente, sto parlando delle spese professionali e quelle personali. Sta a te decidere se vuoi essere più o meno precisa.

Nella checklist scaricabile condivido il mio sistema personale che uso da qualche tempo e ti offro anche un piccolo template preimpostato. Tuttavia, se non te la senti, basta usare carta e penna. Va più che bene. Lo scopo è quello di sapere esattamente quanto guadagni e quanto spendi. E logico che se guadagni 1000 (è solamente un esempio!) non puoi spendere 1000. Devi iniziare a pensare che arriverà, purtroppo, quel momento dell’anno in cui dovrai pagare le tasse. Quindi, invece di spendere 1000, ne spenderai 700, mettendo preventivamente da parte le risorse che ti serviranno per rispettare le tasse.

#3 Organizza tutti i documenti. Per occuparsi in maniera efficace della contabilità per professioniste e imprenditrici, ti occorre avere un’organizzazione del flusso dei documenti. Anche perché alcune attività dovrai svolgere quotidianamente: annotare le compere che fai, le bollette o le fatture che arrivano, i documenti che ricevi per email o quelli cartacei.

Per esempio, tutte le email in entrata che hanno a che fare con la contabilità dovranno essere etichettate come tali, ma attenderanno il giorno in cui ti occupi della contabilità.

Naturalmente, ti conviene rispondere subito al mittente, informandolo che la questione sarà presa in carico quel giorno. Un po’ come nelle aziende più grandi, c’è l’addetto alla contabilità e tutte le questioni sono inoltrate alla persona competente che se ne occuperà a tempo debito.

Per quanto riguarda invece i documenti in forma cartacea, ti consiglio di inserirli in una bustina trasparente man mano che arrivano. Poi, una volta a settimana, li sistemerai all’interno di un faldone, aggiornando lo scadenziario. Io ti consiglio di avere una bustina per ogni mese, più una busta extra, per le spese “strane” cioè quelle che non sai mai se si possono scaricare.

E comunque, ricordati di avere sempre a portata di mano la tua partita IVA, per farti intestare le fatture quando compri qualcosa fisicamente. Mentre, nel caso dell’acquisto online, dovrai contattare direttamente il venditore e richiedere la fattura. Questo processo dovrebbe diventare la tua abitudine al momento di ogni acquisto lavorativo.

#4 Scadenziario. Questo è un compito che farai una volta a settimana, il giorno prestabilito come il tuo “accounting day”, cioè il giorno della contabilità. A cosa serve? Ecco, è arrivato il momento di ripescare le email e di sistemare tutti i documenti cartacei. Ogni fattura, bolletta o pagamento da fare deve trovarsi nel tuo scadenziario.

Mettiamo che c’è un F24 da pagare il giorno 16 del mese, che per esempio è un giovedì, mentre il tuo giorno della contabilità cade di venerdì. In questo caso, devi pagarlo venerdì della settimana precedente.

Un altro esempio, se hai eseguito un pagamento con uno o più assegni bancari a lunga scadenza, è opportuno metterlo sullo scadenziario. Altrimenti rischi di trovarti con una “spesa a sorpresa”.

Chiaro, no?

#5 Fatturazione. Anche tu devi fare e, soprattutto, inviare le tue fatture se vuoi incassarle. Ecco, questo è un compito settimanale. Come anche quello di verificare se le fatture sono state pagate. A volte i clienti si dimenticano di saldare e aspettano il tuo sollecito. Insomma, sei tu che devi incassare! Quindi non avere timore di inviare un breve messaggio alla persona che deve saldare una fattura. E, naturalmente, pianifica per la settimana successiva di verificare lo stato dei pagamenti.

#6 La tua banca è differente? Non lo so, ma di sicuro devi avere un’abitudine di controllare il conto corrente e la carta di credito. Allora, diciamo che in un mondo ideale dovresti avere due conti separati, uno per il business e uno personale. Ma spesso, anche per comodità, usiamo un unico conto. Ti invito alla lettura di questo post molto completo che tratta l’argomento in questione: Conto corrente e partita IVA: serve un conto dedicato?

È importante verificare periodicamente sia l’estratto conto sia la carta di credito. Ti assicuro che, quando lo vedi, nero sul bianco, ti rendi conto che c’è un sacco di spese che si possono eliminare. 10 euro di qua, 15 di là…che moltiplicato per 12 mesi, diventa una cifra considerevole.

Un’altra spesa da controllare e proprio quella della banca stessa: quanto spendi all’anno per il tuo conto corrente e per la carta? A volte si può anche cambiare…

#7 Un buon commercialista. È un’ottima idea averne uno di fiducia da consultare periodicamente perché farà di tutto per consigliarti come pagare meno tasse! Certo, però tu devi fondare le basi: chiama, chiedi, parla… Non aspettare proprio l’ultimo giorno per portare la tua cartellina con i documenti e sgranare gli occhi quando ricevi la dichiarazione dei redditi, la cosa che, invece, ha fatto l’amica di cui ti parlavo all’inizio.

Immagino che oggi molte professioniste si affidino al consulente online e va benissimo. Però, a maggior ragione, devi essere molto organizzata a sistemare e archiviare i documenti, inviandoli settimanalmente, o mensilmente al tuo commercialista.

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Fiuu, siamo arrivate alla conclusione. Lo spirito di questa piccola guida è farti capire che gestire la contabilità per professioniste e imprenditrici non è affatto così difficile o stressante come pensavi. Certo ci vorrà un po’ d’impegno e dedizione, come in tutto, del resto. Altrimenti ci si ritrova alla fine del mese ad aver speso più del dovuto. Adottando questi consigli avrai delle indicazioni precise che ti aiuteranno nei primi passi sulla gestione della tua contabilità e man mano che li metterai in pratica, diventerai sempre più brava.

Non mi resta che ricordarti di scaricare la checklist gratuita “Contabilità per professioniste e imprenditrici” che troverai nell’archivo e augurarti buon lavoro.

Marta

P.S. E, naturalmente, fammi sapere!

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