Come creare sistemi aziendali nel tuo business

Come creare sistemi per il tuo business? (Checklist Gratis)

Facebooktwittergoogle_pluslinkedinFacebooktwittergoogle_pluslinkedin

Ok, diamo un'occhiata a come creare sistemi per il tuo business.

Io sono la prima a dirti che non è necessario essere perfetti. Ma avere una “mentalità sistemica”, e sapere quando e come creare sistemi nel tuo business, è importante quando si tratta di gestire un'attività. Altrimenti sarai costantemente in lotta contro la confusione e, naturalmente, questo ti porterà via un sacco di tempo.

La mentalità sistemica è una capacità che ogni imprenditore moderno dovrebbe avere per organizzare al meglio la propria attività.

Come ben sappiamo, non esiste un pulsante magico. È solo una questione di organizzazione e di priorità.

Io quando lavoro non sono estremamente “digitalizzata” e devo ancora usare il mio grande planner di carta. Ho bisogno di prendere appunti e vedere le mie priorità nero su bianco. E non ho nemmeno  bisogno di “giocattoli” elettronici troppo costosi. Ho uno smartphone molto semplice, ma riesco a sfruttare tutte le sue potenzialità.

Sono convinta che le cose migliori siano quelle che usiamo bene e che risolvano problemi senza crearne altri.

Come sapere quali sistemi creare e quando?

1.  Cosa fai per vivere e per far funzionare la tua attività? Se sei un coach o un web designer, è quello il lavoro che ti permette di pagare le bollette. Questi sono solo gli esempi delle mansioni che svolgerai regolarmente:

  1. Parlare con i clienti e/o potenziali clienti
  2. Leggere e rispondere alle e-mail
  3. Rispondere al telefono
  4. Fissare appuntamenti
  5. Fare follow up
  6. Inviare fatture
  7. Creare contenuti (articoli per il blog, video, o forse dei corsi oppure podcast)
  8. Servizio clienti

A questo punto dovresti pensare a tutte le attività che fai quotidianamente, settimanalmente, mensilmente, trimestralmente e annualmente. Un esempio?

Cosa fai ogni giorno per mandare avanti “la baracca”? Sicuramente controlli la posta elettronica, rispondi al telefono, leggi i commenti sul blog e sui social media, lavori con o per i tuoi clienti.

E invece quali sono le mansioni che svolgi con una cadenza settimanale? Forse fai la creazione dei contenuti, scrivi gli articoli per il blog  o prepari la newsletter? Lo stesso vale con le attività che fai una volta al mese oppure annualmente.

 

Come e quando creare sistemi nel tuo business

Scrivi una bella lista di  tutto ciò che fai e che dovresti fare.

Ti consiglio di scaricare la checklist che ho preparato appositamente per fare questo lavoretto.

 

 

Perché dovresti tenere sotto controllo tutte queste operazioni? Per aiutarti a definire gli obiettivi a medio e a lungo termine. Chiediti dove vorresti essere tra 3, 6 o 12 mesi?

E come puoi fare le previsioni per il futuro se non sai precisamente quali siano le tue mansioni operative. E non sto parlando di marketing o di vendite, qui si tratta di gestione operativa della tua attività.

Tutte queste mansioni hanno, o dovrebbero avere, un processo documentato. Ciò non significa che tu non possa cambiarlo. Ma questo è il punto di partenza.

Perché è così importante? Semplicemente perché è una perdita di tempo se lo fai in modo diverso ogni volta! Inoltre, se volessi delegare qualche compito, nulla potrebbe sfuggirti. È tutto documentato: sia cosa bisogna fare  sia come deve essere fatto, esattamente come lo faresti tu.

2. Ora che hai scritto le tue idee devi decidere cosa puoi automatizzare. Per esempio, puoi programmare la pubblicazione dei tuoi post sui social media, giusto? Cos’altro? Quali strumenti usi per gestire il tuo business: CRM, fatturazione, comunicazione, task management, report, creazione di contenuti, appuntamenti.

Tutto questo dovrebbe essere automatizzato e integrato con altri strumenti e sistemi perché ti permette di risparmiare un sacco di tempo. Per esempio, integrando Calendly con Google, il tuo calendario si aggiornerà automaticamente nel momento in qui viene schedulato un appuntamento. Altrimenti dovresti aggiornare manualmente prima l’uno e poi l’altro.

Se abbiamo deciso di trasferirci nello spazio digitale è perché volevamo più libertà, giusto?

Sistemi + automazione = libertà!

3. Ma è davvero necessario che tu faccia tutto da solo o c’è qualcosa che potresti delegare? Mi capita di sentire: “Ma se devo spiegare a qualcuno come voglio sia fatto il lavoro, perderei  un sacco di tempo!” Tuttavia, nel business, “chi fa da se fa per tre”, non è la migliore delle soluzioni.

Per esempio, se hai scritto dei bellissimi articoli, potresti tranquillamente affidare sia la parte grafica sia la pubblicazione stessa all’assistente virtuale.

Questi sono i processi che devi fare nel tuo business se vuoi evitare il caos e se desideri essere organizzato.

*******

Facciamo un piccolo esercizio pratico:

  1. scarica la checklist gratuita Come creare sistemi per il tuo business
  2. scrivi tutte le attività che svolgi regolarmente
  3. scegli una mansione e documenta tutto il processo, dall'inizio fino alla fine. Facciamo un esempio pratico: stai scrivendo un post per il blog, quindi per prima cosa deciderai l'argomento, poi farai una ricerca delle parole chiave, successivamente sceglierai il titolo, poi la stesura del testo, la pubblicazione, ecc. Ma vai oltre e scrivi anche come viene formattato il tuo articolo, i font che usi, maiuscolo o normale, la grandezza delle immagini, e persino la durata.

Aspetto i tuoi commenti, ma sono più che sicura che ti troverai benissimo e non avrai nessun dubbio su come creare sistemi nel tuo business.

 

SCARICA LA CHECKLIST GRATIS PER ORGANIZZARE IL TUO BUSINESS

Come oreganizzare il tuo business scarica la checklist free

 

 

Facebooktwittergoogle_pluslinkedinFacebooktwittergoogle_pluslinkedin

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.