Inbox zero e gestire la posta elettronica in 5 semplici mosse

Inbox Zero – Come gestire la posta elettronica in 5 passi + Infografica gratuita

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In questo articolo affronterò la gestione delle email, uno strumento fondamentale che tutti usiamo ogni singolo giorno. Ti spiegherò come gestire la posta elettronica in 5 passi.

Sono diventata piuttosto fanatica nel tenere in ordine e sgombra la mia casella di posta elettronica. Adesso cancello e archivio meticolosamente, ma non è stato sempre così.

Una volta succedeva che le email ricevute venivano scaricate nel mio file "da gestire più tardi". Questo file si riempiva presto di messaggi che dovevano essere affrontati, alcuni dei quali richiedevano una quantità significativa di tempo per essere gestiti. Il risultato è stato quello di non avere abbastanza tempo per gestire la posta elettronica, rendendomi conto che avrei potuto mancare qualche scadenza o opportunità importante. E tutto questo incombeva sulla mia testa come una nuvola scura, facendomi sentire costantemente frustrata.

Chiaramente, avevo bisogno di un sistema per risolvere il mio problema con le email.

Il risultato? Non dico “inbox zero” tutti i giorni perché è irraggiungibile, ma sono anche molto più produttiva ed efficiente. Ecco cosa ha funzionato per me…

Inbox zero - Come gestire la posta elettronica in 5 passi:

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#1 Cancella spietatamente le iscrizioni alle mailing list

Ho iniziato ad esaminare ogni singola iscrizione. Perché sprecare ogni giorno minuti preziosi, cancellando le e-mail di cui mi importava poco o niente, quando basterebbe impiegare 5 secondi per annullare l'iscrizione e non vederle mai più nella mia casella di posta? Certo, mi rendo conto che non sia un pensiero rivoluzionario e nemmeno una novità, ma funziona veramente.
Una volta cancellate tutte le iscrizioni inutili, non solo la mia casella di posta era molto più magra, ma anche la mia mente era più libera.

Ho capito che solo l'atto di annullare quelle iscrizioni mi fa risparmiare dai cinque ai dieci minuti di tempo ogni giorno. Questo non sembra troppo, finché non si moltiplica nel corso di una settimana (da 35 a 70 minuti), di un mese (da 2 a 4 ore) o di un anno (da 24 a 48 ore).

Te lo ripeto: si tratta di risparmiare da 24 a 48 ore nell’arco dell’anno!

Ad esempio, una volta nella cartella “in arrivo”, avrei trovato almeno 30 - 40 mail, la maggior parte delle quali avrei dovuto cancellare perché ero iscritta quelle liste. Adesso invece, aprendo la mia posta, difficilmente ne trovo più di 10 ogni mattina. E la maggior parte sono messaggi a cui devo rispondere o gestire in qualche modo. Solo che, invece di dover aprire l’inbox, e come prima cosa cancellare un sacco di e-mail non necessarie, ora posso iniziare a rispondere subito e non ne perdo una!

#2 Ferma le notifiche sui social media!

Ti suggerisco di cancellare tutte le notifiche dei social media. Puoi controllare dopo i tuoi nuovi follower su Instagram, chi ha messo un like su Facebook o chi ti ha lasciato un commento su Linkedin. Non hai bisogno di quelle notifiche perché interrompono il tuo flusso di lavoro durante il giorno.

#3 Utilizza i pulsanti “elimina” e “archivia”

Il pulsante “elimina” è tuo amico. Usalo sia per gestire la posta elettronica sia come arma segreta per la produttività. Se non hai bisogno di un’email, cancellala adesso! Ad esempio, elimina immediatamente tutte le email che non richiedono apertura o risposta: quando qualcuno risponde solo con una conferma o una parola.
Se pensi che potresti aver bisogno di alcune informazioni in futuro, allora usa semplicemente la funzione “archivio”.

#4 Imposta i filtri

Forse non puoi annullare l'iscrizione ad una lista, ma puoi sempre filtrarla. Io, per esempio, uso i filtri di Gmail per le e-mail spazzatura da cui non posso cancellarmi e altro ancora. Ma ci sono davvero tanti motivi per cui potresti filtrare le email e ti consiglio di vedere questo breve tutorial su "Come Creare le Etichette e filtrare le Email" in Gmail che ho trovato su You Tube e che condivido qui sotto:

#5 Gestisci immediatamente il messaggio.

Ed è questo ciò che veramente ha rivoluzionato la mia casella di posta. Prima della mia "inbox revolution", archiviavo anche i messaggi che richiederebbero un minuto o due per rispondere. In realtà, questa procedura ha causato solo una marea di messaggi da gestire.

Sì, non erano nel mio inbox, ma sapevo che erano lì, in attesa di essere affrontati.

Quando ho deciso di cambiare la mia strategia smettendo di archiviare qualsiasi cosa, sono rimasta sbalordita da come questo mi abbia portato ad essere più efficiente!

Ho smesso di chiedermi: "Dovrei archiviare questo per rispondere più tardi o rispondere ora?" Infatti, rispondo subito (se è possibile). Spesso uso le risposte predefinite di Gmail che sono perfette per gestire la posta elettronica in modo snello ed efficiente. Silvia Lanfranchi, conosciuta anche come la Social Media Biondina, affronta questo argomento in uno dei suoi tutorial: “Risparmia tempo con le risposte predefinite di Gmail” di cui ti riporto una brevissimo citazione:

“Ho creato, grazie a una funzione gratuita che esiste già in Gmail, delle risposte predefinite che “carico” quando è necessario dare una risposta che ho già dato altre volte, e alla quale aggiungo una piccola personalizzazione: in questo modo riesco a rispondere a più persone e mi sento più efficiente, che male non fa.” (cit.)

Tuttavia, ci sono anche i messaggi che richiedono risposte più lunghe e personalizzate. In tal caso, lascerò quelle poche email nella mia casella fino a quando avrò un intervallo di tempo più lungo per gestirle. Oppure le sistemo con l’etichetta “da completare” nel caso richiedessero più informazioni che non ho in questo preciso momento.

Grazie a questo sistema non rischio di dimenticare niente e ho aperto gli occhi su quanto tempo stavo sprecando semplicemente spostando i messaggi da una cartella all’altra.

******

Perciò, blocca subito sulla tua agenda un po’ di tempo per gestire la posta elettronica in 5 passi. Sono sicura che tu possa mettere in atto la tua inbox revolution.

Apri e gestisci tutte le email. Rispondi subito a quelle che richiedono solamente una risposta di poche frasi. Mentre, quando hai tempo, rispondi alle mail che richiedono una risposta più lunga.

Non lasciare mai che ci siano più di cinque e-mail nella tua mia casella di posta in arrivo. Se ce ne sono più di cinque, significa che devi concentrare i tuoi sforzi sulla gestione dell’inbox oppure puoi decidere di delegare questo compito ad un’assistente virtuale.

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