Differenza tra essere efficiente o efficaci

Efficienza vs efficacia

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Uniamo le attivita che si assomigliano per essre più efficienti e più efficaci

Se hai già letto il mio post precedente, Il potere di una To-Do List, prendi il tuo nuovo elenco di cose da fare. Osservalo con attenzione: scommetto che ci sono alcune attività eseguite in modo simile.

Forse puoi completare questi compiti mentre sei nello stesso “mindset”o forse utilizzi la stessa tecnologia. Raggruppando insieme queste mansioni, è possibile risparmiare tempo di transizione tra le varie attività e, naturalmente, fare di più in meno tempo. Ad esempio le attività eseguite con lo stesso software sul computer oppure i compiti che richiedono l’utilizzo del telefono, possono essere ragruppate e svolte nello stesso blocco di tempo.

Ecco i miei 4 suggerimenti per unire le attività e diventare più produttivi:

#1 ATTIVITÀ CHE SI SVOLGONO (O CHE POSSONO ESSERE PIANIFICATE) NELLO STESSO POSTO.

Raggruppando le attività nello stesso luogo, ti consente di risparmiare tempo eliminando lo spreco di efficienza dovuto dagli spostamenti. Ad esempio, se devi incontrare un cliente al centro della tua città, organizza altri appuntamenti nella stessa zona.

Altre idee: spedizioni all'ufficio postale, appuntamenti dal medico, commissioni varie, persino le faccende domestiche a casa tua (quando sei in cucina preparando la colazione, nel frattempo metti via anche i piatti dalla lavastoviglie.

#2 ATTIVITÀ CHE SI SVOLGONO (O CHE POSSONO ESSERE PIANIFICATE) VIRTUALMENTE.

Anche quando utilizzi un software o un'applicazione, oppure quando navighi online, cominci a vedere che ci sono alcune attività che possono essere raggruppate insieme. Quindi, se devi inviare delle email, ti conviene accedere al tuo account, scriverle e inviarle tutte quante insieme (anziché una alla volta nei giorni separati). Oppure perché non dedicarsi alla scrittura degli articoli vari, tutti in una volta sola? E poi basta fare copia e incolla nel tuo blog o sui social, programmandoli per uscire nei giorni diversi durante la settimana successiva.

Altre idee: ricerca delle parole chiave, caricamento dei video su YouTube o sugli altri social, creazione delle immagini, ecc.

#3 ATTIVITÀ CHE SONO RIPETITIVE.

Se dovessi fare il bucato dei panni colorati, useresti solo una parte dei vestiti da lavare, mettendoli nella lavatrice, usando il detersivo, accendendo l’elettrodomestico e lasciandolo fare il lavaggio, per poi toglierli e aggiungere la seconda parte? Certo che no! Faresti un intero carico in una sola volta per risparmiare tempo, energia, acqua e detersivo. Puoi fare la stessa cosa con le attività ripetitive del tuo business.

Altre idee: fare una ricerca, creare uno spreadsheet o un documento, inserire le ricevute nel tuo sistema di contabilità, pagare le bollette, inviare le richieste di informazioni, aggiornare il blog e i plugins.

#4 ATTIVITÀ CON LO STESSO OBIETTIVO.

Ad esempio, l'esecuzione di tutte le attività di marketing durante un determinato periodo di tempo mantiene il tuo il cervello nel “posto giusto” perchè non devi spostare il pensiero da una attività all’altra.

Altre idee: brainstorming delle idee per un nuovo prodotto, trovare nuovi clienti.

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Ricordati che devi eseguire i compiti che ti avvicinano agli obiettivi e non solo quelle cose che si possono fare velocemente. C'è un'enorme differenza tra essere efficiente e essere occupato. Le attività che possono essere raggruppate - soprattutto quelle ripetitive - spesso rientrano nella categoria "essere occupato".

Un  piccolo avvertimento: Ci sono cose che possiamo eseguire velocemente, depennarle dalla nostra lista e che ci fanno sentire come se avessimo lavorato bene. Ma ATTENZIONE, alla fine della giornata, potresti scoprire che hai trascorso il tuo tempo in modo efficiente, sì, ma non particolarmente efficace!

Ecco perché è fondamentale ponderare bene ciò che si trova sulla tua To-Do List prima ancora di iniziare a trovare i modi per essere più efficienti e efficaci.

E tu? Sei efficiente o efficace? Sono proprio curiosa, lascia un commento per farmi sapere.

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