distinguere tra ciò che importante e urgente

Urgente o importante?

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Tirannia dell'Urgente!

Puoi facilmente trascorrere 8 o più ore svolgendo le attività URGENTI: una chiamata telefonica che ti arriva quando ti sei appena seduto per eseguire i compiti della tua TO-DO LIST, un invito inaspettato per contribuire a un progetto particolare, una qualche disperata richiesta dell'ultimo minuto. Certamente tutto questo potrebbe essere interessante, ma non è necessariamente legato agli obiettivi da raggiungere. E, di conseguenza, il tempo che hai riservato per le attività importanti può essere usurpato dalla tirannia dell'urgente.

Sì, mi rendo conto che è difficile ignorare un telefono che squilla o la posta elettronica piena zeppa di e-mail da gestire. Ma se desideri portare la tua attività al livello successivo, è necessario avere un sistema per concentrarsi sui compiti importanti invece che su quelli urgenti.

Ecco i 5 suggerimenti per mantenere il focus sulle cose importanti:

  1. Devi sapere cosa è "importante"per te.

E cioè quali sono i tuoi obiettivi. Che cosa stai cercando di realizzare questo mese, questa settimana, oggi, in  modo da poter filtrare le tue attività.

  1. Crea i “blocchi” senza distrazioni.

Capisco che non sia possibile spegnere la suoneria del telefono per 8 ore di fila o di controllare la tua e-mail solo una volta al giorno. Ma è possibile creare i momenti in cui si limitano tutte le interruzioni esterne. Per esempio, comincia con un paio d’ore appena inizi a lavorare. Cerca di finire un compito della tua TO-DO LIST prima di controllare la posta elettronica. Se questo funziona bene, aggiungi un altro “blocco” nel pomeriggio.

  1. Riduci le aspettative.

Sei tu che dici alle persone cosa possono aspettarsi da te. Se sempre rispondi immediatamente a tutte le e-mail che ti arrivano, la gente si aspetterà che tu risponda subito. Perciò, educa le persone che non puoi essere reperibile 24/7.

  1. Crea sistemi per supportare le tue nuove abitudini.

Creare dei sistemi è importante. Ciò significa decidere come vuoi che le cose siano fatte e gestite nel tuo business. Per esempio, organizzare il tuo inbox di posta elettronica in liste che filtrano le cose urgenti da quelle che possono aspettare, ti può essere d’aiuto nella gestione dell’email. Rimuovi dal desktop del computer tutti i programmi e le icone non essenziali.

  1. Ricorda che non puoi fare tutto da solo.

Non puoi leggere tutti i libri e le newsletter, non puoi mantenerti aggiornato su ogni argomento, non puoi rispondere personalmente a tutte le e-mail ecc., ecc., ecc. Improvvisamente, ti rendi conto che non sei una macchina, e se non puoi fare tutto, “devi essere strategico e pragmatico” per quanto riguarda il tuo tempo.

Certo a nessuno piace lasciare le cose incompiute, ma attieniti al piano cioè ai tuoi obiettivi. Prima di eseguire i compiti urgenti verifica se sono davvero importanti per te.

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